Pomoc s rozběhlými projekty

Služby - pomoc s rozběhlými projekty

Celkový průběh dotačního projektu je dlouhodobý proces. Je třeba si uvědomit, že od samotné úvodní myšlenky a definování projektového záměru, přes jeho přípravu, proces schvalování, samotnou realizaci až do úspěšného zakončení projektu uběhne období minimálně několika let. Následuje několikaleté období udržitelnosti projektu v kterém je obvykle nutné naplnit či udržet stanovené indikátory projektu. Dokumentaci projektu je následně nutné archivovat více jak 10 let pro případně kontroly či nové vedení společnosti.

REALIZACE PROJEKTŮ

Příprava žádostí o platbu a monitorovacích zpráv

Množství formálních dokumentů, závazných termínu, opakovaných dotazů a prověřování je behem realizace téměř vždy více, než byste považovali za opodstatněné. Administrace projektů probíhá  v různých nástrojích a přílohy k jednotlivým zprávám se průběžně mění. Opakované kontroly, kdy závěry jedné schválí to, co závěry druhé považují za zásadní problém pak vůbec nejsou výjimkou. Za dobu naší působnosti jsme získali zkušenosti o které se s Vámi rádi podělíme

Změnová řízení

Zásadní chybou části příjemců dotací je tendence přizpůsobovat své podnikání dříve schválenému dotačnímu projektu. Mnohem efektivnější cestou využití dotačních prostředků je změna projektu, která odpovídá reálným potřebám společnosti. Dle statistik není průměrně 35 % schválených dotačních rozpočtů vyčerpáno právě proto, že reálné potřeby společnosti jsou v době čerpání dotace odlišné od situace, kdy se projektová žádost připravovala. Naší přidanou hodnotou je právě schopnost upravit projekt tak, aby odpovídal aktuálním potřebám společnosti. Díky tomu je v našich projektech reálné využití již schválených dotačních prostředků na úrovni 96 %.

Zastoupení během kontrol

Součástí realizace dotačních projektů je také povinnost umožnit kontrolu projetu příslušnými pověřnými orgány. Těmi mohou být poskytovatel dotace, ale také finanční úřad, MMR, NKÚ, Evropský účetní dvůr apod. V případě nalezení nesrovnalostí (výběrová řízení, účetnictví žadatele, úplnost dokumentace…) hrozí příjemci dotace sankce nebo v extrémním případě i povinnost dotační prostředky vrátit včetně penále. Naši zkušení konzultanti jsou připraveni Vám pomoci komunikovat s těmito kontrolními orgány s cílem hájit vaši pozici a hledat řešení v případě pochybení. Pokud budete mít zájem o naši asistenci při průběhu kontroly nebo o kontrolu vaší dokumentace před kontrolou samou, neváhejte nás kontaktovat.

Proces spolupráce

Naše poradenství je fakturováno dle skutečně odvedené práce, a to až na základě odsouhlaseného výkazu. Celková výše odvedených hodin závisí především na konkrétních požadavcích klienta a míře požadované součinnosti. Pracnost dále ovlivňuje délka trvání projektu, počet výběrových řízení, počet provedených změnových řízení či personální změny v realizačním týmu. Počet v ceně projektu zahrnutých hodin vychází nejen z naší skoro třicetileté zkušenosti v jejich realizacích, ale zejména z diskusí s konkrétním klientem vlastní realizaci předcházejícím a je standardně nastaven jako očekávaná potřeba + 10% rezerva.

V realizační fázi projektu počítáme s maximálním využitím elektronického sdílení podkladů pro tvorbu dokumentace.

Econet Openfunding s.r.o. - proces spolupráce nad projekty

FORENZNÍ AUDIT

Audit současného stavu dotačních titulů a související dokumentace včetně analýzy budoucích rizik a právních dopadů v případech kdy:

  • Jste prodávající a chcete předat kompletní podklady pro nové vlastníky?
  • Máte nebo budete mít jako statutární zástupce společnosti odpovědnost za dotace?
  • Jste kupující a chcete nezávislý externí posudek od specialistů?

Příklady jednotlivé spolupráce a její výstupy

1

V případě změny jednatele vám řekneme, co vše skutečně přebíráte a za co budete mít zodpovědnost

Dodáme vám popis toho, co se reálně řešilo s úřady, k jakým odchylkám původního plánu došlo apod. Zpracujeme detailní dokumentaci s popisy a potvrzením převzetí všeho skutečně podstatného. Zajistíme přístupy a plné moci k administraci v systémech pro správu dotací.

2

Úprava a kompletace dokumentace včetně následné archivace

Zpracujeme dokumenty tak, aby splňovaly jak faktickou, tak obsahovou srozumitelnost. Vytvoříme kopii a uložíme ji na bezpečném místě. Nejen formálně nutné poklady, ale celý kontext dokazující pravdivost a skutečnou realitu.

3

Analyzujeme dopady na dotační projekty v různých variantách změn v podniku jako je například:

  • změny vlastnické struktury;
  • změny v osobě příjemce/ partnera projektu;
  • fúze, rozdělení či odštěpení společnosti;
  • změny velikosti včetně detailní analýzy vlastnické struktury pro určení správné velikosti koncového příjemce;
  • změny místa realizace.

4

Dokážeme přesně popsat trestněprávní zodpovědnosti pro všechny zúčastněné

  • současné i budoucí vlastníky a statutární orgány společnosti;
  • společníky;
  • management.

PODPORA PRO VÝZKUMNÉ A VÝVOJOVÉ PROJEKTY

Realizace výzkumně-vývojových projektů patří k jedněm z nejnáročnějších. Do projektu je zpravidla zapojeno několik účastníků, je potřeba evidovat činnosti a přesně vyčíslit náklady mnoha pracovníků, formou expertních služeb jsou do projektu zapojeny často i další účastníci, výstupy projektu mají často nejasné a obtížně měřitelné parametry a navíc se může jednat o cenné know-how společnosti Díky úspěšné realizaci několika set takovýchto projektů však máme s touto problematikou rozsáhlé zkušenosti o které se s vámi rádi podělíme. Jsme Vám proto schopni efektivně pomoci například v následujících oblastech:

Výzkumné a vývojové projekty - projektové řízení

Projektové řízení:

  • Analýza zainteresovaných stran – nastavení komunikace mezi partnery projektu
  • Organizační struktura projektu a řízení lidských zdrojů – budování týmu, týmová práce, motivace, vývoj týmu (motivační teorie, typologie)
  • Řízení komunikace projektu – koordinace projektu, komunikační strategie v projektu, komunikační příležitosti, zapojení partnerů projektu
  • Řízení rizik projektu – definice, vyhodnocení, monitoring a metody řízení rizik
  • Definice činností vývojového týmu a jejich správné zařazení
  • Vykazování činností členů projektového týmu
Výzkumné a vývojové projekty - definice pracovních úvazků

Definice pracovních úvazků pro více projektů VaV:

  • Vyhotovování a revize pracovních smluv o zapojení do projektu VaV včetně pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP, DPČ)
  • Souběh úvazků při řešení více projektů
  • Příprava interních směrnic, pracovních a provozních řádů, vnitřních mzdových a dalších předpisů spojených s realizací VaV
  • Příprava dokumentů týkajících se změn a ukončování pracovních poměrů
  • Úprava podmínek bezpečnosti a ochrany informací
  • Příprava dohod o mlčenlivosti a dalších okolnostech souvisejících s pracovním poměrem a realizací projektu
Výzkumné a vývojové projekty - ochrana duševního vlastnictví

Ochrana duševního vlastnictví:

  • Analýza a soupis licenčních podmínek k autorským dílům a dalším předmětům duševního vlastnictví
  • Komplexní poradenství v oblasti ochrany práv a duševního vlastnictví včetně možností jejího uplatnění
  • Zkušební nákupy a rešerše možného zneužití práv duševního vlastnictví klientů
  • Poradenství v oblasti ochrany databází
  • Zajištění odborných posudků definující výstupy projektu
  • Organizace odborných řízení pro prokázání výstupů projektu
Výzkumné a vývojové projekty - zajištění smluvních vztahů

Zajištění smluvních vztahů s dodavateli:

  • Právní poradenství při zajištění dodavatelských vztahů
  • Definice předmětu plnění
  • Změny ve smlouvách
  • Proces uzavírání dílčích smluv
  • Smlouvy o subdodávkách
  • Vzájemná odpovědnost a náhrada škody